陕师院综〔2016〕12号
关于印发《陕西学前师范学院
人事档案管理办法》的通知
各院（系），各部门：
《陕西学前师范学院人事档案管理办法》经2016年12月22日校务会议研究通过，现印发给你们，请遵照执行。
附件：陕西学前师范学院人事档案管理办法
陕西学前师范学院
2016年12月28日
附件
陕西学前师范学院人事档案管理办法
第一章总则
第一条为规范学校人事档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用人事档案，更好地为学校各项工作服务。根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》《干部人事档案工作制度》等有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条学校人事档案是指记载本校教职工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解教职工个人情况的重要依据，是学校档案的重要组成部分。
第三条人事档案工作是学校的重要基础工作之一，也是反映和衡量学校管理水平的重要标志之一。各有关部门应当高度重视人事档案工作，自觉协助做好人事档案材料的收集保存等工作，保证人事档案工作依法有序开展。
第二章档案管理机构设置及工作职责
第四条人事处为人事档案的管理部门，人事处设人事档案室，负责全校人事档案的集中统一管理，人事档案固定专人管理，业务工作接受上级有关业务部门的检查指导。
第五条各相关部门确定一位兼职档案管理人员，负责组织本部门年度人事档案材料的及时整理归档工作。人事档案室负责全校人事档案材料归档工作的监督和指导。
第六条人事档案管理部门的主要职责是：
（一）保管人事档案，为学校积累档案史料；
（二）收集、鉴别和整理人事档案材料；
（三）办理人事档案的查（借）阅、转递、统计等工作；
（四）为有关部门提供教职工个人档案材料查（借）阅服务；
（五）做好人事档案的安全、保密、保护等工作；
（六）调查研究人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导；
（七）推广、应用人事档案现代化管理技术；
（八）办理其他有关事项。
第三章档案的内容和分类
第七条人事档案由历史地、全面地反映个人情况的材料构成。内容及其分类包括：
第一类 履历材料；
第二类 自传材料；
第三类 鉴定、考核、考察材料；
第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）；
第五类 政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；
第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
第七类 奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹等）；
第八类 处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；
第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；
第十类 其他可供组织上参考的材料。
第四章档案的保管与保护
第八条根据安全保密、便于查找的原则要求，对人事档案应严密、科学地保管。
（一）档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房面积每千卷需20至25平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；
（二）库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14℃-24℃，相对湿度45-65%）；
（三）保管人事档案，应建立登记和统计制度。每年根据名册，全面检查核对一次档案，发现问题及时解决；
（四）人事档案管理部门，要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应分开；
（五）要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，实现档案管理工作的科学化、现代化；
第九条档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准。
第十条人事档案管理工作所需必要的设备和业务经费，应单独立项，列入学校预算统筹解决。
第十一条严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》的，要依法处理。
第五章档案材料的收集、鉴别与归档
第十二条 为了确保全校教职工人事档案材料的完整性，人事档案室要通过有关部门收集履历、自传、鉴定、考核、学历（学位）、任免、调动、考察、培训、奖惩、录用、工资、政治面貌等新形成的反映个人德、能、勤、绩等方面的材料。
第十三条档案管理人员要根据人事档案工作有关文件的要求，认真仔细地鉴别收集的或送交的人事档案材料，判断材料是否应归入档案。对不属于归档的材料，应及时退回材料形成部门；对涉及其他重要问题尚未查清或未办理完毕的材料，不能归档，应及时移交有关部门处理。
第十四条 各有关部门要主动送交需要归档的人事档案材料，一般在形成正式材料后的15天内，完成归档工作。对于形成周期长的材料，最晚必须于次年6月底前，完成归档工作。所有材料移交时必须填写《陕西学前师范学院人事档案材料移交单》（附件1）。
第十五条 人事档案归档的材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备，材料需经审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入人事档案。归档材料填写不规范，手续不完备，材料形成部门必须重新制作，补办手续，由具有管理权限的部门审改，出具说明并加盖公章。
第十六条对国家规定的应当归档的人事档案材料，必须按照规定向学校人事档案室进行移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
第十七条人事档案材料归档的要求：
（一）规格：人事档案材料按规定必须统一A4规格的纸张；材料左边应当留有20-25毫米装订边；
（二）书写：人事档案材料应用黑色钢笔或签字笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，格式和文字要规范，字迹要清楚，严禁涂抹、勾划。
第六章档案材料的提供与利用
第十八条凡教职工因调动、任免、调资、考察、考核、出国审查、治丧等需要了解个人信息情况时，可查阅人事档案。查阅时必须按照人员管理权限，遵守“谁查阅、谁审核、谁负责”的原则进行信息查阅认定，查阅后不得泄露有关人事档案信息。
第十九条任何单位和个人不得让档案管理人员代查档案有关信息。档案管理人员，应根据规定，按照查（借）阅批准的内容和材料提供利用。
第二十条查阅和借用人事档案必须遵守下列规定：
（一）查阅单位应填写《陕西学前师范学院人事档案查（借）阅审批表》（附件2），按照查阅人事档案的规定办理审批手续，经同意后，方可在人事档案查档室查阅。外单位查阅人事档案时，还应提供所在单位介绍信；
（二）人事档案管理部门，要根据规定，确定是否提供和提供何种材料；
（三）凡查阅人事档案，利用单位应派2名中共党员干部进行查阅工作；
（四）任何个人不得查阅本人及其直系亲属的档案；
（五）查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理；
（六）人事档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，经过相关部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还（原则上不得超过一周），不得擅自转借他人；
（七）借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自复制或拍摄档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门审查批准后，方能复制或拍摄。
第七章档案的转递
第二十一条 教职工工作调动或职务变动后，人事档案室应依据变动通知，及时将人事档案转给新的主管单位。
第二十二条 转递人事档案应遵守下列规定：
（一）人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交个人自带；
（二）转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；
（三）转递档案必须详细填写《档案转递通知单》，并与档案一道密封。凡转出档案一个月后未收到回执的，应向接收单位催问，以防丢失；
（四）档案转出后，必须在花名册上注明何年、何月转往何处，以备查考。
第二十三条 严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”，应认真查转。
第八章附则
第二十四条本办法由人事处负责解释。
第二十五条本办法自2016年12月22日校务会议通过，自发布之日起施行。
附件：1．《陕西学前师范学院人事档案材料移交单》
2．《陕西学前师范学院人事档案查（借）阅审批表》
抄送：学校党政领导。 |
陕西学前师范学院党政办公室2016年12月28日印发 |
